办公自动化问答

1,Q:为什么要用 Windows 下的文字处理软件 WPS97/2000、iWPS.net、Office WPS、Office97/2000/XP 等?
A: 如今,人们的计算机应用水平越来越高,文字处理的质量也越来越好,传统的 DOS 环境下的文字处理软件已经显得捉襟见肘,力不从心。 而 Windows 环境下的文字处理软件，能够进行图文混排等高档排版，对纸张、版式和打印机的控制大大的优于 DOS 环境。特别是像 iWPS.net 这样的集成办公软件， 更是将网络功能和文字处理无缝衔接，使办公自动化水平更上层楼。

2,Q:怎样在 Windows9x 中建立直接进入 Ucdos 的快捷方式?
A:在 windows9x 中经常需要运行 Ucdos，处理 WPS 文档，或运行旧的 DOS 程序， 但在浏览器中双击 UCDOS.BAT 往往不能进入 UCDOS 中。 其实，我们可以通过建立快捷方式来快速运行 UCDOS。方法如下：
建立一个 windows 快捷方式，在“命令行”中输入：
c:\command.com /k c:\ucdos\ucdos.bat
即可。注意：c:\command 与 /k 之间必须至少有一个空格！
然后运行该快捷方式，即可进入UCDOS。

 3,Q:如何浏览 *.pdf、*.wdl(*.wdf) 等类型的文件?
A: 在windows 环境中，经常得到一些以.pdf、.wdl 或.wdf 为扩展名的文件，它们是一类传递图文信息的特殊格式的文件，目前要用对应的阅读器打开才能阅读。其中 *.pdf 文件格式为 adobe 公司创制，要用该公司的 Acrobat Reader 软件打开观看;这种文件的建立要用到 Adobe 公司的特殊的Acrobat编辑器。另一种*.wdl(*.wdf) 的文件要用一个叫 DyanDoc Free Reader 的阅读器来打开阅读，微软公司的Visual Studio 6.0 所附带的各类参考手册就采用了这种文件格式。
在Internet上还经常有一种以.001、.002...为扩展名的文件，要用一个叫Ssread的“超星图书阅览器”来浏览，这款浏览器也是中国国家图书馆(原北京图书馆)指定的图书阅览器。

 4,Q:在 MS-Word97/2000/XP 中加上标和下标?
A:按快捷键 'Ctrl'+'Shift'+'+' 可以切换到上标插入状态,再按该组合键撤消上标插入状态;
按快捷键 'Ctrl'+'+' 可以切换到下标插入状态,再按该组合键撤消下标插入状态。

5,Q:怎样在 MS-word 中打印超大字、超小字?
A:按快捷键 'Ctrl'+'Shift'+'>' 可以将所选择的文字的字号不断变大，按快捷键 'Ctrl'+'Shift'+'<' 可以将所选择的文字的字号不断变小。然后打印。字的大小取决于纸张的大小。
另法：'Ctrl'+'[' 字体变小，'Ctrl'+']' 字体变大，变化幅度比较小，可以微调字的大小。

6,Q:怎样在 Windows 中输入汉字的省略号“……”?
A:有人把省略号输成“......”甚至“。。。。。。”。其实你只要切换到任一种汉字输入法，再切换到标点符号输入状态(Ctrl+.)，按组合健 Shift+6 (6 为字母键上方的数字键)就可正确输入省略号“……”了。

7,Q:如何移植 Windows98 输入法的自定义词组?
A:Windows98 输入法自定义词组存放在 system 目录下的特定的文件中,其中微软拼音输入法存放在 pjjyp.upt 中,智能ABC输入法存放在 tmmr.rem 中。只要将这两个文件备份，拷贝到另外的 Windows 的对应目录下，就可以将自定义的词组移植过去。

8,Q:怎样输入“○”(如“二○○○年”)?
A:许多人输入年月日时，将“二○○○年”输成“二000年”“二零零零年”“二ooo年”。其实可以这样输入：
对于智能ABC输入法和全拼输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“○”，单击输入。
对于微软拼音输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“选软键盘”-“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“○”，单击输入。
其实最方便的是：在智能ABC输入法下输入 i0 (小写字母 i 和数字 0)即可。

9,Q:在智能 ABC 输入法中快速输入“年月日”?
A:如果要输入“二○○○年一月二日”，可直接键入“i2001n1y2r”。如果要输入“二○○一年十月十二日”，可直接键入“i2001nsys2r”即可。这样不仅快，而且会输入正确的“二○○○年”字样。

10,Q:WPS 文件在读取时出现磁盘读错误(Data error)时怎么办?
A:WPS 保存文件时同时保存了一个备份文件(*.BAK),如果源文件出现数据错误,可以用备份文件进行恢复。如源文件名为 MYDOC.WPS,则备份文件的名字则为 MYDOC.BAK， 将备份文件改名后(扩展名不能为.BAK)即可对它进行编辑了。同时注意：.BAK 备份文件不保存 WPS 正式文档所加的密码。

 11,Q:Word97 能保存源文件的备份吗?
A:可以。Word97 默认的保存方式是快速保存(每间隔 10 分钟自动存盘一次)。可以在“工具/选项.../保存”窗口修改保存选项为“保留备份”，Word97 即可保存源文档的备份“Backup of *.wbk”。

 12,Q:正在编辑文档时断电怎么办?
A:一般的编辑器都会对源文档做一个备份,如 WPS 为 *.BAK,断电后可以用备份恢复源文档。在编辑文档时，同时注意及时存盘，以使损失最小。

13,Q:我从网上下载了一幅图片,但是用“画笔”编辑时似乎有点异常?
A:你下载的图片有可能是 .GIF 或 .JPG 格式的图片，将它转化为.BMP格式的图片再编辑就正常了。

 14,Q:为什么 WPS97/2000 不能进行打印预览?
A:安装打印机驱动程序后，关闭 WPS，再打开 WPS 试试。

 15,Q:Word 中快速改变字体大小?
A:选中文字，Ctrl+[ 缩小，Ctrl+] 放大。

 16,Q:怎样在表格的上方写文字?
A:用 Word 制作了一个表格，表格抵到了页面的最上部，想在表格上方写标题，但光标定位不到表格的上方，怎么办呢? 将光标定位到表格左上角的格子中，回车即可。

17,Q:标准输入法(智能 ABC 输入法)版本 4.0 的几条技巧：
A:
(1)简拼单词表：简单地键入该字母，按回车，就可以输入对应的汉字。对应关系是：
d=的 l=了 s=是 z=在 h=和 j=就 w=我 t=他 b=不 g=个 p=批；
n=年 r=日 i=一 I=壹 y=有 x=小 f=发 zh=这 sh=上 ch=出
(2)使用隔音符号：输入像“西安”“然而”这样的词，用隔音符号将其分隔，输成：“xi'an ”和“ran'er”；
(3)中文标点的输入：比较简单，但注意书名号在“〈”和“〉”键上是嵌套的，即第一次按“〈”键输入的是“《”，再按“〈”键输入的是“〈”；省略号“……”的输入热键是 Shift+6；
(4)快速输入成语和词组：用词语的拼音首字母，可以快速输入成语和词组。如：jsj-计算机，jyqj-精益求精；
(5)使用符号“[”“]”来以词定字：
如键入“cmjb”可以输入“草木皆兵”，而键入“cmjb”后再敲“[”键可输入“草”字，键入“cmjb”后再敲“]”键可输入“兵”字；
(6)快速输入常用数量词：以前导字符“i”或“ I”加对应的字母，可以快速输入数量词。
ig=个 is=十 Is=拾 ib=百 Ib=佰 iq=千 Iq=仟 iw=万 ie=亿 iz=兆 id=第
in=年 iy=月 ir=日 it=吨 ik=克 is=十 if=分 il=里 im=米 ij=斤 io=度
ip=磅 iu=微 ii=毫 ia=秒 ic=厘 ix=升；
(7)“音码+形码”快速输入单字：智能ABC 输入法并不只是纯粹的拼音码，结合其形码可以快速定位汉字。其形码编码如下：1-横 2-竖 3-撇 4-捺 5-折 6-竖弯钩 7-十部 8-口部。
如果要输入“事”字，可键入“shi1”，则“事”就会出现在输入栏的上部，很容易地就会找到它。再比如“zai13”可直接输入“在”字，“zai12”可直接输入“再”字。
(8)在英文标点/汉字标点之间切换的快捷键：“Ctrl+ .”。
(9)各种符号的输入：以前导字符“v”加 1,2,3，…，可以快速输入各种符号，如 v1 可输入标点符号，v8 可输入汉语拼音的带声调的字母，v9 可输入制表符，等等。

18,Q:在 Windows98 的“查找”中一次查找几种类型的文件：
A:如果要一次同时查找 *.bak 和 *.tmp 和 Win.com 文件，可以将它们用空格或分号 ；分开，输入“名称”文本框中，再开始查找。

19,Q:如何使 Word6.0 读取 WPS 文件?
A:从 Word97 开始，MS-Word 已经可以直接支持 WPS 文件了，但是 Word 以前的版本，如 Word6.0，并不支持 WPS 文档。要使 Word6.0 读取 WPS 文档，可以先将 WPS 文件转换成纯文本文件，再用 Word6.0 来读。

 20,Q:给 Word97/2000 添加“自动滚屏”功能：
A: 单击“工具/自定义/命令”，在“类别”列表框中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表框中选择“AutuScrool”，点中该项，用鼠标拖放到 Word 的菜单条上，菜单条上会出现一个“自动滚动”按钮。这样，浏览文本时，只要点击该按钮，文本就会自动上(下)滚动。滚动的方向和速度可以上下移动鼠标，从而影响到右边滚动条上的一个调节滑块进行调节。

21,Q:让 xls 文档与 Excel 程序同时打开：
A: 将 xls 文档放在 Excel 的对应文件夹下，当 Excel 打开时，这些文档就会自动打开。这个“对应文件夹”就是：假如您的 Office 安装在 C: 盘上，则该文件夹就是 C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart。

22,Q:在 Word 中实现文字与表格的转换?
A:(1)将表格转换为文字：选中表格，执行菜单项“将表格转换成文字”命令，然后选择“文字分割符”，确定即可。
(2) 将文字转换为表格：对格式要求较高，稍复杂一些。要保证转换为表格的各列内容间有且只有一个分割符，分割符可以是段落、逗号、制表符、空格或其他自选的半角英文符号，每行文本左边紧靠左边界(文字前不能有空格等)以回车键结束。然后选择文本，执行菜单项“将文字转换成表格”命令，选择对应的分割符，再输入生成的表格的列数，确定。

 23,Q:在 Excel 中编写 VBA 程序提高工作效率：
A: 在学生成绩统计时，要将工作表中成绩小于 60 的数字标记为红色，如果表非常多，则手工操作十分麻烦，也容易出错。这时，可以编写一段 VBA 程序来实现，既快又准确。在 Excel 中打开工作表，在“工具”菜单中选择“宏”子菜单下的“宏…”，在弹出的“宏”对话框中输入宏名，如 Hong，然后单击“创建”按钮，随后出现“Microsoft Visual Basic”窗口，在模块窗口中输入以下语句，再返回 Excel 界面执行宏即可。
Sub 标记成绩()
For i = 2 To 100
For j = 2 To 20
score = ActiveSheet.C