NOTES办公网的开通，大大地方便了全州、全省乃至整个全国气象部门的联系，但因每个县局仅有一个公用帐户，或多或少地降低了办事效率，如若在操作中适当地加入一些操作技巧，相信此类状况将会有所改观。现将本人在操作过程中发现的一些小技巧写出来，供大家参考。

一、仅显示未读文档

在邮件列表页面，‘查看－显示’菜单栏中，将“未读文档”勾选，这样，每次打开NOTES时，就会只将未读文件及新接收的文件显示出来，方便及时办理。如若要取消此项功能，只需把显示“未读文档”前面的勾取消即可。

二、将文档标记为未读

有时以为新接收文件与本股室业务相关，但打开后才发现系其他股室的业务，一方面，这样做不大礼貌；另一方面，回执已发送，上级业务部门默认为相关人员已阅读了文件，而该股室的人却因该文件为已读文件，很容易忽略它而未掌握到文件精神。为避免此种情况发生，可在在邮件列表页面，先将误打开的文档前面打上勾，然后在‘编辑－未读标记’菜单栏中，单击“标记所选文档为未读”，则误打开的文档重新变成了未读标识，即以红色进行突出显示。

同理，为了让更多人看到某个重要文件，也可以将该文件反复标记为未读。

 三、对文档进行编辑

如果你足够谨慎，邮件即便签编辑完毕准备发送前你可以试试‘编辑’菜单下的‘拼写检查’功能，会有什么效果呢？试试就知道了！

四、建立固定的群组

通常，文件的接收人是固定的，为了避免重复劳动，减少工作量，可以根据工作需要建立几个固定的群组，如灾情直报上报组、办公室上报组、测报上报组、预报上报组等。每次选择接收人时，只要单击地址快捷图标，群组就会被优先显示在通讯录最上方，只需双击相应的群组，点击发送，组内每个成员就都能收到了，只要第一次设置妥当后，以后再也不用每次都到通讯录里一个个地添加收件人了。

也可直接打开一个上级单位下发的文件，在‘操作－添加收件人’菜单栏中，单击“到通讯录中的新群组”。

随后将弹出如图5所示页面，对其名称、类型、描述、成员进行相应修改即可。

五、让NOTES来充当局域网的桥梁

由于同一个帐户的ID可以在无限多的电脑上安装，所以建议各局充分利用本局的电脑，一来让无纸化办公更为普及，二来大家也可在操作中慢慢积累电脑知识。

当外网不通，局域网间互相访问也宣告失败，没有U盘、没有移动硬盘，而你又急着要把某个文件传到局域网内的另一台电脑或是急需调用局域网内某个文件时，你该怎么办呢？别急，你可试试VPN是否能连上，如果VPN畅通，那就不用担心了，按下面的操作你便能达到目的了。

登陆NOTES，在发件页面中，收件人栏选择本站，附加好要传送的文件后，关闭本页面（点击新建便签旁边小叉即可），会自动弹出提示窗口，选择‘只保存’，确定退出，如图6如示。

　　在另一台电脑上登陆NOTES，打开草稿文件夹，你就能看到刚才保存的文件了，当然，也可将文件发送出去，然后登陆上去接收，然而能简则简，必竞网络资源也是有限的。